El registro de jornada laboral es obligatorio para todas las empresas en España que tengan trabajadores por cuenta ajena. Desde la entrada en vigor del Real Decreto-ley 8/2019, las empresas deben registrar diariamente la jornada laboral de sus empleados.

Además de realizar este registro, las empresas también tienen la obligación de conservar estos documentos durante un periodo determinado para poder presentarlos en caso de inspección laboral.

En este artículo explicamos cuánto tiempo deben guardarse los registros de jornada y qué establece la normativa laboral en España.

Cuánto tiempo deben conservarse los registros de jornada

La normativa laboral establece que las empresas deben conservar los registros de jornada durante un periodo mínimo de cuatro años.

Durante este tiempo, los registros deben estar disponibles para:

• La Inspección de Trabajo
• Los trabajadores
• Los representantes legales de los trabajadores

Esto significa que la empresa debe poder presentar los registros de jornada cuando sean solicitados durante una inspección laboral.

Qué normativa regula la conservación del registro de jornada

La obligación de registrar y conservar la jornada laboral se introdujo mediante el Real Decreto-ley 8/2019, que modificó el Estatuto de los Trabajadores.

Esta normativa establece que las empresas deben registrar diariamente la jornada laboral de sus empleados y conservar estos registros durante el tiempo exigido por la ley.

El objetivo de esta medida es garantizar la transparencia en la jornada laboral y facilitar las inspecciones laborales.

Qué ocurre si la empresa no conserva los registros

Si una empresa no conserva los registros de jornada durante el tiempo exigido por la normativa, puede enfrentarse a sanciones económicas.

Durante una inspección laboral, los inspectores pueden solicitar los registros de jornada de los últimos años para comprobar que se cumple con la legislación laboral.

• No conservar los registros de jornada
• No poder presentar los registros durante una inspección
• Disponer de registros incompletos o incorrectos

En estos casos, la empresa puede recibir sanciones económicas dependiendo de la gravedad de la infracción.

Cómo deben conservarse los registros de jornada

La normativa no establece un formato específico para conservar los registros de jornada, pero sí exige que los datos estén disponibles y puedan consultarse fácilmente.

Las empresas pueden utilizar diferentes sistemas para almacenar esta información.

• Registros manuales en papel
• Hojas de control horario
• Archivos digitales
• Software de control horario

Ventajas de utilizar un sistema digital para guardar los registros

Muchas empresas utilizan actualmente sistemas digitales para gestionar el registro de jornada laboral.

Estas soluciones permiten almacenar los registros de forma segura y acceder fácilmente a la información cuando es necesario.

• Conservar los registros durante varios años
• Generar informes del registro de jornada
• Acceder rápidamente a los datos
• Facilitar las inspecciones laborales