Primeros pasos

Antes de comenzar a utilizar SmartGRH es recomendable realizar una pequeña configuración inicial del sistema. Estos primeros pasos te ayudarán a preparar la plataforma para que los empleados puedan registrar su jornada laboral correctamente.

No te preocupes: el proceso es sencillo. Simplemente sigue los pasos en orden y en pocos minutos tendrás todo listo para empezar a usar el sistema.

1. Crear empleados

El primer paso para utilizar SmartGRH es registrar a los empleados dentro del sistema. Piensa en esto como crear una lista de todas las personas que trabajan en tu empresa.

Cada empleado necesita tener su propio perfil para poder registrar sus fichajes, gestionar sus horarios y controlar su asistencia.

Para crear un empleado debes:

• Ir al menú Empleados dentro del panel de administración
• Hacer clic en el botón "Añadir empleado"
• Introducir los datos básicos del trabajador (nombre, email, puesto, etc.)
• Guardar la información

Una vez creado, el empleado ya podrá formar parte del sistema y registrar su jornada laboral.

2. Configurar turnos

El siguiente paso es definir los turnos de trabajo de tu empresa. Un turno indica el horario que deben seguir los empleados durante su jornada laboral.

Por ejemplo, puedes crear turnos como:

• Turno de mañana (09:00 - 17:00)
• Turno de tarde (14:00 - 22:00)
• Turno partido
• Turno flexible

Para configurar un turno debes:

• Ir a la sección Turnos de trabajo
• Crear un nuevo turno
• Definir la hora de entrada y salida
• Guardar el turno

Una vez creado, ese turno podrá asignarse a los empleados correspondientes.

3. Asignar turnos

Después de crear los turnos, el siguiente paso es asignarlos a los empleados. Esto permite que el sistema sepa cuál es el horario esperado de cada trabajador.

Asignar turnos es importante porque SmartGRH utiliza esta información para:

• Detectar retrasos
• Calcular horas trabajadas
• Controlar asistencia
• Generar informes de actividad

Para asignar un turno a un empleado debes:

• Entrar en la ficha del empleado
• Seleccionar el turno correspondiente
• Guardar los cambios

A partir de ese momento el sistema sabrá qué horario debe cumplir el trabajador.

4. Registrar fichajes

Una vez que los empleados están creados y tienen asignado un turno, ya pueden comenzar a registrar sus fichajes.

Fichar significa indicar cuándo empieza y cuándo termina la jornada laboral.

Los empleados pueden registrar sus fichajes de distintas formas:

• Desde el panel de SmartGRH
• Desde un dispositivo móvil
• Mediante código QR
• Desde un terminal de fichaje

Cada vez que un empleado ficha, el sistema guarda automáticamente:

• La hora de entrada o salida
• El día del registro
• La actividad laboral

De esta forma SmartGRH genera un historial completo de la jornada laboral de cada empleado.

Registro de fichajes

El registro de fichajes es la función principal de SmartGRH. Gracias a este sistema, los empleados pueden indicar cuándo comienzan y cuándo finalizan su jornada laboral.

Cada vez que un trabajador registra un fichaje, el sistema guarda automáticamente la información para mantener un historial completo de su actividad laboral.

Esto permite a la empresa controlar las horas trabajadas, detectar retrasos, calcular horas extra y cumplir con la normativa de registro de jornada laboral.

Registrar entrada de fichaje

Registrar una entrada significa indicar que el empleado ha comenzado su jornada laboral.

Normalmente, este es el primer fichaje que se realiza al empezar el día de trabajo.

Para registrar una entrada, el empleado debe:

• Acceder al panel de SmartGRH
• Ir a la sección de Registro de jornada
• Hacer clic en el botón "Fichar entrada"

Una vez realizado el fichaje, el sistema guarda automáticamente:

• La fecha del registro
• La hora exacta de entrada
• El usuario que realizó el fichaje

Este registro quedará guardado en el historial del empleado.

Registrar salida

Registrar una salida indica que el empleado ha terminado su jornada laboral.

Este fichaje normalmente se realiza al final del día de trabajo.

Para registrar una salida, el empleado debe:

• Acceder nuevamente al sistema
• Ir a la sección de Registro de jornada
• Hacer clic en el botón "Fichar salida"

Cuando el empleado registra su salida, SmartGRH calcula automáticamente:

• La duración de la jornada laboral
• Las horas trabajadas
• Posibles retrasos o incidencias

Toda esta información se guarda para generar informes de actividad y control de asistencia.

Editar un fichaje

En algunas ocasiones puede ser necesario modificar un fichaje ya registrado. Por ejemplo, si un empleado olvidó fichar o registró la hora incorrectamente.

Los administradores del sistema tienen permiso para editar registros cuando sea necesario.

Para editar un fichaje:

• Accede al historial de fichajes del empleado
• Busca el registro que deseas modificar
• Haz clic en la opción "Editar"
• Introduce la hora correcta
• Guarda los cambios

El sistema registrará automáticamente que el fichaje ha sido modificado.

Eliminar un fichaje

En casos excepcionales también es posible eliminar un fichaje incorrecto.

Esta acción normalmente solo está disponible para administradores o responsables de recursos humanos.

Para eliminar un registro:

• Accede al historial de fichajes
• Selecciona el registro incorrecto
• Haz clic en "Eliminar"
• Confirma la acción

Una vez eliminado, el fichaje desaparecerá del historial del empleado.

Registro de fichaje mediante código QR

SmartGRH también permite registrar fichajes mediante un código QR. Esta opción es especialmente útil para empresas que desean que los empleados registren su jornada desde un punto físico concreto, como una oficina o centro de trabajo.

En este caso, el empleado solo necesita:

• Abrir la aplicación de SmartGRH desde su móvil
• Escanear el código QR del centro de trabajo
• Confirmar el registro de entrada o salida

El sistema registrará automáticamente el fichaje en el historial del trabajador.

Gestión de empleados

La gestión de empleados permite administrar toda la información relacionada con las personas que trabajan en la empresa.

En SmartGRH, cada empleado tiene su propio perfil dentro del sistema. Este perfil permite registrar su jornada laboral, asignar turnos de trabajo, controlar su asistencia y mantener un historial de actividad.

Gracias a este sistema, los responsables de la empresa pueden gestionar de forma sencilla toda la plantilla desde una única plataforma.

Crear empleado

Para que un trabajador pueda utilizar SmartGRH, primero es necesario crear su perfil dentro del sistema.

Crear un empleado significa añadirlo a la base de datos de la empresa para que pueda registrar su jornada laboral y formar parte del control horario.

Para crear un nuevo empleado sigue estos pasos:

• Accede al panel de administración de SmartGRH
• Dirígete a la sección Empleados
• Haz clic en el botón "Añadir empleado"
• Introduce los datos básicos del trabajador
• Guarda la información

Entre los datos más habituales que se registran se encuentran:

• Nombre y apellidos
• Correo electrónico
• Puesto de trabajo
• Departamento
• Tipo de jornada laboral

Una vez creado el perfil, el empleado ya podrá acceder al sistema y comenzar a registrar sus fichajes.

Editar empleado

En ocasiones puede ser necesario actualizar la información de un trabajador. Por ejemplo, si cambia de puesto, de departamento o si es necesario corregir algún dato.

SmartGRH permite modificar fácilmente los datos de cualquier empleado desde su perfil.

Para editar la información de un empleado:

• Accede a la sección Empleados
• Busca al trabajador en la lista
• Haz clic en su perfil
• Selecciona la opción "Editar"
• Realiza los cambios necesarios
• Guarda la información

Los cambios se aplicarán inmediatamente en el sistema.

Eliminar empleado

Si un trabajador deja de formar parte de la empresa, es posible eliminar su perfil del sistema.

Eliminar un empleado significa que ya no podrá acceder al sistema ni registrar nuevos fichajes.

Para eliminar un empleado:

• Accede al listado de empleados
• Busca el perfil del trabajador
• Haz clic en la opción "Eliminar"
• Confirma la acción

Antes de eliminar un empleado, es recomendable revisar si existen registros de actividad asociados, como fichajes o informes.

En muchos casos, las empresas prefieren mantener el perfil desactivado en lugar de eliminarlo, para conservar el historial de actividad laboral.

Gestión de empleados

La gestión de empleados permite administrar toda la información relacionada con las personas que trabajan en la empresa.

En SmartGRH, cada empleado tiene su propio perfil dentro del sistema. Este perfil permite registrar su jornada laboral, asignar turnos de trabajo, controlar su asistencia y mantener un historial de actividad.

Gracias a este sistema, los responsables de la empresa pueden gestionar de forma sencilla toda la plantilla desde una única plataforma.

Crear empleado

Para que un trabajador pueda utilizar SmartGRH, primero es necesario crear su perfil dentro del sistema.

Crear un empleado significa añadirlo a la base de datos de la empresa para que pueda registrar su jornada laboral y formar parte del control horario.

Para crear un nuevo empleado sigue estos pasos:

• Accede al panel de administración de SmartGRH
• Dirígete a la sección Empleados
• Haz clic en el botón "Añadir empleado"
• Introduce los datos básicos del trabajador
• Guarda la información

Entre los datos más habituales que se registran se encuentran:

• Nombre y apellidos
• Correo electrónico
• Puesto de trabajo
• Departamento
• Tipo de jornada laboral

Una vez creado el perfil, el empleado ya podrá acceder al sistema y comenzar a registrar sus fichajes.

Editar empleado

En ocasiones puede ser necesario actualizar la información de un trabajador. Por ejemplo, si cambia de puesto, de departamento o si es necesario corregir algún dato.

SmartGRH permite modificar fácilmente los datos de cualquier empleado desde su perfil.

Para editar la información de un empleado:

• Accede a la sección Empleados
• Busca al trabajador en la lista
• Haz clic en su perfil
• Selecciona la opción "Editar"
• Realiza los cambios necesarios
• Guarda la información

Los cambios se aplicarán inmediatamente en el sistema.

Eliminar empleado

Si un trabajador deja de formar parte de la empresa, es posible eliminar su perfil del sistema.

Eliminar un empleado significa que ya no podrá acceder al sistema ni registrar nuevos fichajes.

Para eliminar un empleado:

• Accede al listado de empleados
• Busca el perfil del trabajador
• Haz clic en la opción "Eliminar"
• Confirma la acción

Antes de eliminar un empleado, es recomendable revisar si existen registros de actividad asociados, como fichajes o informes.

En muchos casos, las empresas prefieren mantener el perfil desactivado en lugar de eliminarlo, para conservar el historial de actividad laboral.

Turnos de trabajo

Los turnos de trabajo permiten definir el horario que deben seguir los empleados durante su jornada laboral.

En SmartGRH, los turnos sirven para indicar a qué hora comienza y termina la jornada de cada trabajador. Gracias a esta información, el sistema puede detectar retrasos, calcular las horas trabajadas y controlar correctamente la asistencia.

Cada empresa puede crear tantos turnos como necesite según su organización laboral.

Por ejemplo:

• Turno de mañana (08:00 – 16:00)
• Turno de tarde (14:00 – 22:00)
• Turno de noche (22:00 – 06:00)
• Turno flexible

Una vez creados los turnos, estos pueden asignarse a los empleados para que el sistema sepa cuál es su horario habitual.

Crear turno de trabajo

Crear un turno significa definir un nuevo horario dentro del sistema que posteriormente podrá asignarse a los empleados.

Para crear un turno de trabajo debes:

• Acceder al panel de administración
• Ir a la sección Turnos de trabajo
• Hacer clic en "Crear turno"
• Introducir el nombre del turno
• Definir la hora de inicio y finalización
• Guardar el turno

Una vez creado, el turno aparecerá disponible para asignarlo a los empleados.

Editar turno

Si el horario de trabajo cambia o se necesita realizar alguna modificación, es posible editar un turno ya existente.

Editar un turno permite modificar elementos como:

• La hora de entrada
• La hora de salida
• El nombre del turno
• Las condiciones del horario

Para editar un turno debes:

• Ir a la sección Turnos de trabajo
• Seleccionar el turno que deseas modificar
• Hacer clic en "Editar"
• Realizar los cambios necesarios
• Guardar la información

Los cambios se aplicarán automáticamente a los empleados que tengan asignado ese turno.

Eliminar turno

En algunos casos puede ser necesario eliminar un turno que ya no se utiliza dentro de la empresa.

Eliminar un turno significa que ese horario dejará de estar disponible para asignarlo a los empleados.

Para eliminar un turno debes:

• Acceder a la sección Turnos de trabajo
• Buscar el turno que deseas eliminar
• Seleccionar la opción "Eliminar"
• Confirmar la acción

Antes de eliminar un turno, es recomendable comprobar que no esté asignado a ningún empleado.

Turnos de trabajo

Los turnos de trabajo permiten definir el horario que deben seguir los empleados durante su jornada laboral.

En SmartGRH, los turnos sirven para indicar a qué hora comienza y termina la jornada de cada trabajador. Gracias a esta información, el sistema puede detectar retrasos, calcular las horas trabajadas y controlar correctamente la asistencia.

Cada empresa puede crear tantos turnos como necesite según su organización laboral.

Por ejemplo:

• Turno de mañana (08:00 – 16:00)
• Turno de tarde (14:00 – 22:00)
• Turno de noche (22:00 – 06:00)
• Turno flexible

Una vez creados los turnos, estos pueden asignarse a los empleados para que el sistema sepa cuál es su horario habitual.

Crear turno de trabajo

Crear un turno significa definir un nuevo horario dentro del sistema que posteriormente podrá asignarse a los empleados.

Para crear un turno de trabajo debes:

• Acceder al panel de administración
• Ir a la sección Turnos de trabajo
• Hacer clic en "Crear turno"
• Introducir el nombre del turno
• Definir la hora de inicio y finalización
• Guardar el turno

Una vez creado, el turno aparecerá disponible para asignarlo a los empleados.

Editar turno

Si el horario de trabajo cambia o se necesita realizar alguna modificación, es posible editar un turno ya existente.

Editar un turno permite modificar elementos como:

• La hora de entrada
• La hora de salida
• El nombre del turno
• Las condiciones del horario

Para editar un turno debes:

• Ir a la sección Turnos de trabajo
• Seleccionar el turno que deseas modificar
• Hacer clic en "Editar"
• Realizar los cambios necesarios
• Guardar la información

Los cambios se aplicarán automáticamente a los empleados que tengan asignado ese turno.

Eliminar turno

En algunos casos puede ser necesario eliminar un turno que ya no se utiliza dentro de la empresa.

Eliminar un turno significa que ese horario dejará de estar disponible para asignarlo a los empleados.

Para eliminar un turno debes:

• Acceder a la sección Turnos de trabajo
• Buscar el turno que deseas eliminar
• Seleccionar la opción "Eliminar"
• Confirmar la acción

Antes de eliminar un turno, es recomendable comprobar que no esté asignado a ningún empleado.

Informes y estadísticas

SmartGRH permite generar informes y estadísticas sobre la actividad laboral de los empleados. Estos informes ayudan a las empresas a comprender mejor cómo se está gestionando el tiempo de trabajo dentro de la organización.

Gracias a los datos registrados por el sistema, los responsables pueden analizar fácilmente las horas trabajadas, los retrasos, las ausencias y otras métricas relacionadas con la jornada laboral.

Toda esta información se genera automáticamente a partir de los fichajes registrados por los empleados.

Los informes permiten, por ejemplo:

• Conocer las horas trabajadas por cada empleado
• Detectar retrasos o incidencias en los fichajes
• Revisar jornadas laborales incompletas
• Analizar la asistencia de los empleados
• Controlar el cumplimiento de los horarios de trabajo

Estos datos resultan especialmente útiles para los departamentos de recursos humanos, administración y dirección de la empresa.

Además, los informes permiten tener un registro claro de la jornada laboral, algo fundamental para cumplir con la normativa de control horario.

La información generada por SmartGRH puede utilizarse para:

• Analizar la productividad del equipo
• Revisar incidencias en la jornada laboral
• Preparar auditorías laborales
• Mejorar la planificación del trabajo

Todos los datos quedan almacenados dentro del sistema, permitiendo consultar la información en cualquier momento y mantener un historial completo de la actividad laboral de la empresa.

Informes y estadísticas

SmartGRH permite generar informes y estadísticas sobre la actividad laboral de los empleados. Estos informes ayudan a las empresas a comprender mejor cómo se está gestionando el tiempo de trabajo dentro de la organización.

Gracias a los datos registrados por el sistema, los responsables pueden analizar fácilmente las horas trabajadas, los retrasos, las ausencias y otras métricas relacionadas con la jornada laboral.

Toda esta información se genera automáticamente a partir de los fichajes registrados por los empleados.

Los informes permiten, por ejemplo:

• Conocer las horas trabajadas por cada empleado
• Detectar retrasos o incidencias en los fichajes
• Revisar jornadas laborales incompletas
• Analizar la asistencia de los empleados
• Controlar el cumplimiento de los horarios de trabajo

Estos datos resultan especialmente útiles para los departamentos de recursos humanos, administración y dirección de la empresa.

Además, los informes permiten tener un registro claro de la jornada laboral, algo fundamental para cumplir con la normativa de control horario.

La información generada por SmartGRH puede utilizarse para:

• Analizar la productividad del equipo
• Revisar incidencias en la jornada laboral
• Preparar auditorías laborales
• Mejorar la planificación del trabajo

Todos los datos quedan almacenados dentro del sistema, permitiendo consultar la información en cualquier momento y mantener un historial completo de la actividad laboral de la empresa.

Registro mediante código QR

SmartGRH permite registrar fichajes utilizando códigos QR. Esta funcionalidad facilita el control horario en empresas donde los empleados trabajan en un lugar físico concreto, como oficinas, tiendas, almacenes o centros de trabajo.

Gracias al sistema de QR, los trabajadores pueden registrar su entrada o salida simplemente escaneando un código desde su dispositivo móvil.

Este método de fichaje es rápido, sencillo y evita errores en el registro de jornada laboral.

Cómo funciona el registro mediante QR

El funcionamiento del sistema es muy simple:

• La empresa genera un código QR dentro del sistema
• Este código se coloca en el centro de trabajo
• El empleado escanea el código desde su móvil
• El sistema registra automáticamente el fichaje

De esta forma, el sistema puede registrar la jornada laboral sin necesidad de introducir datos manualmente.

Registrar fichaje mediante QR

Para registrar un fichaje utilizando el código QR, el empleado solo debe seguir unos pasos muy sencillos:

• Abrir la aplicación o acceso web de SmartGRH desde su dispositivo móvil
• Acceder a la opción de escaneo de QR
• Escanear el código situado en el centro de trabajo
• Confirmar el registro de entrada o salida

Una vez realizado el escaneo, el sistema guardará automáticamente el fichaje en el historial del empleado.

El sistema registrará automáticamente:

• La fecha del fichaje
• La hora exacta del registro
• El usuario que realizó el fichaje

Este método permite registrar la jornada laboral de forma rápida y segura.

Además, el uso de códigos QR ayuda a garantizar que el fichaje se realice desde el lugar de trabajo correspondiente.

Preguntas frecuentes

En esta sección encontrarás respuestas a algunas de las dudas más habituales sobre el funcionamiento de SmartGRH y el control de jornada laboral.

¿Qué es SmartGRH?

SmartGRH es un software de control horario que permite a las empresas registrar la jornada laboral de sus empleados de forma sencilla.

Con la plataforma es posible registrar fichajes de entrada y salida, gestionar turnos de trabajo, controlar la asistencia, administrar vacaciones y generar informes sobre la actividad laboral.

El sistema ayuda a las empresas a mantener un control claro de las horas trabajadas y a cumplir con la normativa de registro de jornada laboral.

¿Cómo registran los empleados su jornada laboral?

Los empleados pueden registrar su jornada laboral de varias formas dependiendo de cómo esté configurado el sistema.

Las formas más habituales de fichaje son:

• Desde el panel web de SmartGRH
• Desde un dispositivo móvil
• Escaneando un código QR en el centro de trabajo

Cada vez que un empleado registra un fichaje, el sistema guarda automáticamente la fecha y la hora del registro.

¿Es obligatorio registrar la jornada laboral de los empleados?

Sí. En muchos países, incluida España, la normativa laboral exige que las empresas lleven un registro diario de la jornada laboral de sus trabajadores.

Esto significa que las empresas deben registrar la hora de inicio y finalización de la jornada de cada empleado.

SmartGRH permite cumplir con esta obligación de forma sencilla, manteniendo un historial completo de los fichajes realizados.

¿Qué ocurre si un empleado olvida fichar?

Si un empleado olvida registrar su entrada o su salida, el sistema puede mostrar una incidencia en el registro de jornada.

En estos casos, un administrador o responsable puede revisar el registro y, si es necesario, modificarlo para corregir la información.

Esto permite mantener un control laboral preciso incluso cuando se producen errores humanos.

¿Se pueden modificar los fichajes registrados?

Sí. Los administradores del sistema pueden editar registros de fichaje cuando sea necesario.

Por ejemplo, cuando:

• un empleado olvidó fichar
• se registró una hora incorrecta
• es necesario corregir una incidencia

El sistema permite actualizar el registro para reflejar correctamente la jornada laboral.

¿SmartGRH permite gestionar turnos de trabajo?

Sí. SmartGRH permite crear diferentes turnos de trabajo y asignarlos a los empleados.

Esto permite a la empresa organizar mejor los horarios laborales y facilita el control de asistencia.

Por ejemplo, se pueden crear turnos como:

• turno de mañana
• turno de tarde
• turno de noche
• turnos flexibles

¿Se pueden gestionar vacaciones y ausencias?

Sí. El sistema permite registrar periodos de vacaciones, permisos o ausencias dentro del calendario laboral.

De esta forma, SmartGRH entiende que el empleado no debe registrar fichajes durante esos días y evita generar incidencias en el control de asistencia.

¿Qué información muestran los informes del sistema?

SmartGRH genera informes sobre la actividad laboral de los empleados.

Estos informes pueden incluir datos como:

• horas trabajadas
• retrasos en la jornada
• ausencias
• incidencias de fichaje
• historial de actividad laboral

Los informes ayudan a las empresas a analizar mejor la organización del trabajo.

¿Se puede fichar desde el móvil?

Sí. SmartGRH permite registrar fichajes desde dispositivos móviles.

Los empleados pueden acceder al sistema desde su teléfono para registrar su entrada o salida de forma rápida.

Esto resulta especialmente útil para empresas con trabajadores que no trabajan siempre desde el mismo lugar.

¿Qué es el fichaje mediante código QR?

El fichaje mediante código QR permite registrar la jornada laboral escaneando un código situado en el centro de trabajo.

El empleado solo tiene que escanear el código con su móvil para registrar su entrada o salida.

Este sistema es muy práctico para empresas que quieren que los fichajes se realicen desde una ubicación concreta.